高阳李氏

    领导让写一篇关于会事活动筹备的工作总结，总结以往会事筹备中的经验和教训。我首先搜索了互联网，希望能找到一些能复制粘贴的东西，结果没有达成夙愿，只能自己写。写完了之后，窃以为这篇文章没准儿对广大网友也会有所裨益，所以姑妄奉献之，以飨看到了觉得有用的人，以飨下一个希望在互联网找到这类文章的网友。为了保护我的个人隐私，所以把文中的具体会事代之以***，请大家谅解。

浅谈会议、活动的筹办工作

会议、活动的筹办，是一项集聚策划、统筹、协作、管理等要素的系统工程，有其独特的模版式的运作方式。现就这一年多来筹办会事的经验、教训以及体会总结如下。
经验一：会事的主旨必须明确。
会事的目的和主旨首先要明确。我们作为一个企业，会事的主旨首先在于为目前和将来的产品的销售、渠道的建立和维护、信息的沟通、企业形象的建立和提升，最终为企业的发展创建好的平台。更长远地讲，是为推进社会在某个领域的进步，让自己的企业参与并促进这项进步所作的努力。具体地讲，举办会事的目的，也可能会为了牢固和密切与合作伙伴的合作关系，为了宣传和推销企业的某个或某个系列的产品，甚至单纯地为了巩固某个利益相关人群的合作关系，或者单纯地为了向社会各界展示企业实力，宣传企业品牌等。
例如我们这一年来所举办的会议和活动，目的和主旨就多种多样。**会主要为了布置落实当年**、协调工作，巩固各级**政府部门、联系人与**部的协作关系。**峰会是为了让各级政府领导关注国际**市场最新动态与发展趋势，了解如何利用海外主流媒体在**进行卓有成效地**营销，提高开拓国际**市场的力度，促进我国**蓬勃发展，密切我公司与**的合作关系，提升我公司的社会形象，增强我公司的品牌影响力。**预测专题报告会的目的则是比较综合的，即要推广我公司产品：**，又要维护和强化我公司和**的合作关系，还要提升我公司的品牌形象。由上述案例也可以看出两点：
第一、  会事活动的目的是多样的，有主次之分，但搭建企业发展平台，推进社会某个领域的进步是会事活动的基本宗旨。
第二、  随着主要目的的不同，会事设计也灵活多变。例如**合资协议书的签字仪式，需要专门设计媒体采访时间，要把企业战略方向及采取的策略讲深讲透，好让媒体深度报道，提高宣传力度。例如**会，目的是协调落实**工作，就没有必要让媒体参与会议，作深度报道。
经验二：基本环节可以模版化。
会事活动属于一种短期的社会交往活动，一次具体的会展活动少则几个小时，多则数天，时间虽不太长，但毕竟是一种有目的、有组织的集体性的交流活动，涉及的面相当之广，需要协调的关系非常之多，需要做的筹备工作也是非常细致的。现就一些能够模式化的流程进行总结。
  设定会事活动的目的及预算。
  确定会议主办方、协办方、承办方、赞助商、锁定参会人群。
  寻求各种手段令本次会事的举办、参会的益处、参会的办法等信息传达到参会人群，吸引其参会。这里边又包括广告、报道、信函、传真、邮件、电话等诸多方式和工作内容。
  确定发言的人选、确定出席会事的领导及嘉宾、确定会议议程。
  确定会议的场所、设计会议场所的布置方案，并测试会场，落实会议场所提供的服务内容，并监查、测试其质量。
  设计制作会刊、代表证、礼品、请柬、资料袋、PowerPoint等。
  统计参会人员信息，解答（潜在）参会人群的问题，制作代表名录。
  会务服务内容：为参会领导、嘉宾、参会人员、媒体、翻译及会务人员订餐、订房、订票、会议期间的交通等。
  财务方面的工作和配合。